Hier is de vernieuwde, gecombineerde uitwerking voor de VVTIV-case. Ik heb de informatie uit beide versies (de administratieve VZW-kant én de technische AI/patiënten-kant) samengesmolten tot één krachtig, allesomvattend verhaal.
Dit is het perfecte voorbeeld van hoe jullie agency niet alleen een ‘website’ bouwt, maar een volledig digitaal ecosysteem ontwikkelt dat zowel interne processen stroomlijnt als de eindgebruiker (de patiënt) via AI beter bedient.
De Uitdaging: Een groeiende VZW verstikt door manuele administratie en gefragmenteerde communicatie De Vlaamse Vereniging voor Therapeuten (VVTIV) is een professionele VZW met een prachtige missie: het verenigen en ondersteunen van meer dan 700 therapeuten. De realiteit achter de schermen was echter een stuk minder rooskleurig. Het bestuur, veelal vrijwilligers met een eigen drukke praktijk, werd compleet bedolven onder manuele administratie. Het verwerken van nieuwe lidmaatschappen, het opvolgen van betalingen en het handmatig uitschrijven van honderden certificaten slokte al hun tijd op. De VZW riskeerde stagnatie omdat er simpelweg geen ruimte meer was voor hun kernmissie: belangenbehartiging.
Tegelijkertijd was er een complexe, externe uitdaging. De associatie had dringend nood aan een veilig, gecentraliseerd platform om patiëntcommunicatie, afsprakenbeheer en de coördinatie tussen therapeuten te stroomlijnen. Omdat het hier om medische en psychologische dienstverlening gaat, waren absolute vertrouwelijkheid en een waterdichte, gestructureerde toegangscontrole (access control) keiharde vereisten.
De Oplossing: Een beveiligd ecosysteem met AI-assistentie en self-service flows We pakten deze dubbele uitdaging aan door een complete digitale transformatie door te voeren. In plaats van een standaard website, ontwierpen we een robuuste, op maat gemaakte applicatiearchitectuur (gebouwd op Next.js en NestJS) met strikte role-based permissions om gevoelige patiëntendata te beschermen.
Voor de interne werking bouwden we een geavanceerd ledenbeheerplatform. We verschoven de verantwoordelijkheid naar een geautomatiseerd self-service systeem. Therapeuten kregen een eigen dashboard waar ze praktijkgegevens updaten, betalingen voldoen en bijscholingspunten registreren. De absolute gamechanger? Een flow die volautomatisch checkt of een therapeut aan de jaarlijkse voorwaarden voldoet en direct een digitaal, gepersonaliseerd en watermerk-beveiligd certificaat genereert.
Voor de externe kant (de patiënten) integreerden we een AI-geassisteerde chatlaag, aangedreven door GPT-technologie. Deze slimme assistent gidst patiënten op een veilige, laagdrempelige manier door hun hulpvragen en helpt hen de juiste dienstverlening te ontdekken. Het platform centraliseert nu de volledige planning, communicatie en case management in één feilloos werkend systeem, waarbij PostgreSQL en Redis zorgen voor topprestaties en data-integriteit, zelfs tijdens piekmomenten.
Het Resultaat: Tijd voor de kernmissie en een superieure zorgervaring De impact van dit platform is immens. De honderden uren die het VVTIV-bestuur voorheen verloor aan Excel-lijsten en eindeloze e-mails, zijn gereduceerd tot vrijwel nul. Leden ervaren een professionele, snelle service en hebben 24/7 toegang tot hun documenten. Tegelijkertijd worden patiënten sneller en beter geholpen dankzij de AI-integratie en het gecentraliseerde afsprakenbeheer. Het bestuur heeft eindelijk de handen vrij om de vereniging strategisch te leiden, wetende dat hun digitale fundament veilig, geautomatiseerd en schaalbaar is.
Ingebrachte Expertise & Technologie:
Technologische Stack: Frontend in Next.js, Backend in NestJS, Database via PostgreSQL en caching met Redis.
AI Integratie: GPT-gebaseerde services voor patiëntbegeleiding en geautomatiseerde chat-ondersteuning.
Procesautomatisering: Volledige digitalisatie van certificering, documentgeneratie en VZW-administratie.
Security & Architectuur: Strikte Role-Based Access Control (RBAC) voor de bescherming van vertrouwelijke data en een intuïtief self-service portal design.
Niet enkel kunnen nieuwe op bestaande gebruikers hun lidmaatschap aanvragen via de registratiepagina. We zorgden ook voor online betalingintegratie met Mollie als partner, en een koppeling met hun boekhouding in Moneybird. Hierdoor krijgt de nieuwe gebruiker niet enkel automatisch een aankoopfactuur opgestuurd via e-mail, wij bouwden alsook de mogelijkheid in om een gepersonaliseerd certificaat aan te maken die het lidmaatschap bevestigt en herkend.
Maar deze stap van het ledensysteem is nog maar het puntje van de ijsberg. Wij bouwen volop aan uitbreiding die toelaat aan de leden om zich in te schrijven in cursussen, te communiceren met andere leden of hulpvragen te plaatsen. Daarnaast laat het systeem toe om ledenprofielen aan te maken, en kunnen bezoekers van hun website binnenkort ook therapeuten vinden via een online zoek module die wij hebben uitgewerkt.
technische en functionele analyse
wireframing en webdesign
project coördinatie
remote team setup
Server setup en API connecties aanmaken
vereenvoudiging van de boekhouding
integratie met Mollie
Moneybird integeratie
Automatisch facturen aanmaken
Automatisch lidmaatschapcertificaat aanmaken
Op zoek naar een sparringspartner om je marketing mee te bespreken?
Wij werken al jarenlang mooie marketing projecten en doelgerichte plannen uit voor KMO's en eenmanszaken waar we trots op zijn.
Als ondernemer dien jij te concentreren op jouw business, en die marketing: laat die maar aan ons over!
Wij houden jou aan de hand van overzichtelijke dashboard op de hoogte van de stand van zaken, en sturen indien nodig bij om tot op een optimaal resultaat te komen.
In een wereld die volop in verandering is, kunnen bedrijven niet meer zonder eigen plekje te veroveren op het wereldwijde web. Sinds meer dan 15 jaren bouwen wij kleine en grote websites op maat van de noden van onze klanten. Kwalitatief maatwerk waarvan je gaat watertanden.